Que lo confidencial se note. Y que no salga.
Un contrato, una nómina o un listado de clientes no se distinguen de cualquier otro documento hasta que alguien los reenvía. Se marcan con una etiqueta que viaja con el archivo, y unas reglas impiden que salgan por donde no deben.
Qué hacemos
- 01Decidir qué es confidencial
Con la dirección: contratos, nóminas, datos de clientes, ofertas. Pocas categorías y claras.
- 02La etiqueta
Cada documento confidencial lleva su etiqueta, y la etiqueta viaja con él: si se descarga o se reenvía, sigue marcado.
- 03Las reglas
Lo marcado como confidencial no sale por correo fuera de la empresa, o sale con aviso, según lo decidáis.
- 04La IA también lo respeta
En Microsoft 365, lo que Copilot crea a partir de un documento confidencial hereda su etiqueta.
Qué licencias hacen falta
En Microsoft 365 basta con Business Premium: con él se ponen las etiquetas a mano y se aplican las reglas para el correo.
El complemento opcional añade dos cosas: etiquetas que se ponen solas cuando un documento lleva un DNI o una cuenta bancaria, y control en cada ordenador, para avisar o impedir que lo confidencial se copie a un USB o se suba a una web personal. En Google Workspace depende del plan que tengáis; lo vemos en la auditoría.
Qué te llevas
Las categorías de lo confidencial, por escrito; las etiquetas creadas y puestas en los documentos que ya existen; y las reglas para el correo, probadas.
Una etiqueta que nadie entiende no se pone. Por eso son pocas, con nombres que se entienden a la primera.
Y después
Con lo confidencial marcado se escribe la política de uso de la IA: qué herramientas, con qué datos y qué no sale nunca.
Esto es una pieza de BeReady · Datos listos para la IA.
Vuelve a BeReadyLo que nos preguntan antes de empezar.
¿Hay que etiquetar todos los documentos a mano?
No. Se empieza por lo que importa y se etiqueta por carpetas o por tipo de documento. Con el complemento opcional, la etiqueta se pone sola cuando el documento lleva un DNI o una cuenta bancaria.
¿Y si alguien tiene que enviar un contrato a un cliente?
Las reglas se ajustan a cómo trabajáis: se puede avisar en vez de bloquear, o permitirlo a quien lo necesita. La idea es que salga cuando debe, no que no salga nunca.
¿Esto no es BeSafe?
No. BeSafe protege el entorno: cuentas, accesos, correo y equipos. Marcar lo confidencial es preparar el dato, y eso es BeReady.