BeReadyTus datos, listos para la IA.
Esto no es un curso de IA. Antes de conectar Copilot, Gemini o Claude, ponemos en orden vuestra documentación, marcamos lo confidencial, dejamos por escrito qué herramientas se usan y con qué datos, y configuramos la herramienta con cuenta de empresa. Así nadie conecta nada sin saber qué información ve la IA y a dónde va.
La IA ya la usa tu equipo. Lo que falta es el orden.
No hace falta que nadie la haya comprado: la usa quien la necesita, con lo que tiene a mano. El riesgo no es la herramienta. Es lo que puede ver y a dónde lo manda.
La carpeta que se compartió “un momento” hace años
Conectas Copilot o Gemini y la encuentra en dos segundos. La IA ve lo que ve cada persona, y nadie había revisado quién podía abrir qué.
El contrato del cliente, pegado en un chat
Cuarenta páginas de un cliente pegadas para que se las resuman. Funciona muy bien. Y sale de tu empresa sin que conste en ningún sitio.
Los datos de tus clientes, en una cuenta personal
Si la cuenta de la empresa no sirve, se usa la de casa. Ahí acaban presupuestos, currículums y listados de clientes, fuera de tu control y de cualquier registro.
Cuatro piezas, cada una sobre la anterior.
BeSafe protege el entorno; BeReady prepara el dato y la herramienta. No es un proyecto que se cierra: las personas, los permisos y las herramientas cambian cada mes, y lo que se ordena hoy hay que mantenerlo al día.
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punto de partida
Vuestra documentación, en orden
Dónde está cada cosa, cómo se organiza y quién la ve. Se ordena antes de conectar nada, para que la IA trabaje sobre información ordenada y no sobre diez años de carpetas compartidas.
Ver cómo se ordena -
Lo confidencial, marcado
Una etiqueta de “confidencial” que viaja con el documento, y reglas para que no salga por correo. En Microsoft 365 basta con Business Premium; con el complemento opcional, la etiqueta se pone sola cuando un documento lleva un DNI o una cuenta bancaria.
Ver cómo se marca -
Política de uso e inventario de IA
Qué herramientas de IA se usan, con qué datos y con qué reglas, y la lista de lo que nunca sale de la empresa. Por escrito y al día: cuando alguien empieza a usar una herramienta nueva, se apunta en el inventario.
Ver la política y el inventario -
antes de activarla
La herramienta de IA, configurada de forma segura
Copilot, Gemini o Claude, con cuenta de empresa y administración centralizada. Cada conexión con vuestras herramientas se revisa antes de activarla: qué puede ver y qué no.
Ver la configuración
La IA no tiene permisos propios: usa los de quien pregunta.
Por eso BeSafe va primero: pone en orden cuentas, permisos y accesos, para que cada persona solo vea lo que ya podía ver. Encender la IA sobre carpetas sin revisar no crea un riesgo nuevo: pone a velocidad de máquina el que ya tenías.
Cuatro reglas que condicionan todo lo demás.
Se fijan al empezar, por escrito, y valen para cualquier herramienta de IA que uséis.
La IA ve lo que ve cada persona
Conectada a Microsoft 365 o a Google Workspace, abre lo que ese usuario ya puede abrir. Por eso los permisos se revisan antes de encenderla, no después.
Hay información que no sale nunca
La lista la define la dirección antes de arrancar: qué no se conecta ni se pega en ningún chat. Sin esa lista no se escribe la política. Y lo que está bajo confidencialidad de terceros no se conecta aunque se pueda.
Cuentas de empresa, no personales
La herramienta se contrata en plan de empresa, con administración centralizada y sin que vuestros datos entrenen modelos. Impedir que alguien use una IA con su cuenta personal no se puede prometer: controlamos el entorno y los datos de empresa.
La seguridad va primero
BeSafe pone en orden cuentas, permisos y accesos antes de conectar la IA, para que cada persona solo vea lo que ya podía ver.
Microsoft CopilotEn Word, Excel, Outlook y Teams, con los permisos de SharePoint y OneDrive revisados antes de encenderlo.En Microsoft 365
GeminiEn Gmail, Docs y Meet, con las unidades compartidas y los enlaces de Drive revisados.En Google Workspace
ClaudeEn plan de empresa, con administración centralizada y cada conexión revisada antes de activarla.Con tus documentos
El nivel lo audita Microsoft, no lo decimos nosotros.
Premier Partner: el nivel lo audita Google.Da igual cuál escriba mejor. Mira qué puede leer cada una.
Dos vienen con la licencia que ya pagas y las otras dos ya las usa alguien sin que nadie las comprara. Lo que las separa es el permiso que heredan y quién responde cuando se usan.
| Criterio | Microsoft CopilotMicrosoft | GeminiGoogle | ClaudeAnthropic | ChatGPTOpenAI |
|---|---|---|---|---|
| Dónde vive | En Word, Excel, Outlook y Teams. | En Gmail, Docs, Sheets, Meet y Drive. | En el navegador, en la app de escritorio y en Google Cloud. | En el móvil de cada uno y en el navegador. |
| Qué puede leer | Lo que ese usuario ya puede abrir en SharePoint y OneDrive. | Lo que ese usuario ya puede abrir en Drive, enlaces incluidos. | Lo que alguien le pega o le conecta. Normalmente sin que conste en ningún sitio. | Lo que se le pega o se le sube. Fotos de facturas incluidas. |
| Quién la vende | Nosotros. Microsoft Solutions Partner. | Nosotros. Google Cloud Premier Partner. | Anthropic. No somos partner ni cobramos por recomendarla. | OpenAI. No somos partner ni cobramos por recomendarla. |
| El riesgo típico | Los permisos heredados: encuentra en segundos la carpeta que se compartió “temporalmente” hace cuatro años. | Las unidades compartidas y los documentos con enlace “para cualquiera que lo tenga”. | El contrato de un cliente, pegado en una cuenta personal. | La suscripción pagada con una tarjeta propia que no está en ningún inventario. |
| Para quién tiene sentido | Empresas que ya viven en Microsoft 365 y escriben, reúnen y analizan. | Empresas que ya viven en Google Workspace. | Quien redacta, negocia o revisa documentos largos. | Ya la usa casi todo el mundo, lo haya decidido la empresa o no. |
| Cómo se paga | Licencia por usuario que se suma a tu Microsoft 365. | Viene incluido en los planes de Workspace desde 2025. | Suscripción personal, salvo que se contrate el plan de empresa. | Suscripción personal, salvo que se contrate el plan de empresa. |
| Qué hacemos nosotros | Permisos de SharePoint y OneDrive revisados, lo confidencial marcado y Copilot configurado antes de encenderlo. | Unidades compartidas y enlaces de Drive revisados, política de uso por escrito y Gemini con la cuenta de empresa. | Plan de empresa, administración centralizada y cada conexión revisada antes de activarla. | Inventario de quién la usa, política de uso por escrito y la conversación pasada a la cuenta de empresa. |
Si tu equipo ya usa dos de las cuatro, eso no es un problema de herramienta. Leer la comparativa entera
Ni un proyecto que se entrega, ni facturas sueltas. Una cuota al mes.
Lo que se ordena y se configura hoy cambia el mes que viene: llega gente nueva, otra se va y aparece una herramienta más. Lo que compras es que alguien lo mantenga al día.
Lo que no incluye la cuota se dice antes y por escrito. Empieza por la auditoría
La adopción va aparte. Por jornadas.
Con el terreno preparado, la IA se pone a trabajar con vuestro equipo: casos de uso, integraciones y automatizaciones con vuestras herramientas, y sesiones con la gente. No va en la cuota: se contrata por jornadas, cuatro como mínimo, sobre lo que BeReady deja preparado.
1 · Ver
Cómo trabaja el equipo y qué tareas se repiten. Se eligen tres o cuatro casos de uso, por impacto y por riesgo de datos.
2 · Conectar
La IA con vuestras herramientas, comprobando que cada conexión ve solo lo que debe.
3 · Montar
Los casos funcionando sobre vuestros documentos reales, con plantillas e instrucciones probadas.
4 · Enseñar
Sesión con el equipo, caso por caso, con su guía delante. Si alguien que no participó no puede usarlo solo, no está terminado.
El plan completo son ocho jornadas, unas dos semanas: además, integrar el resto de herramientas, automatizar lo que se repite, una segunda sesión con el equipo y medir las mismas tareas antes y después. Ver la adopción por jornadas
Lo que nos preguntan antes de empezar.
¿Esto es formación en IA?
No. BeReady prepara el terreno: la documentación, lo confidencial, la política de uso y la herramienta configurada. Enseñar al equipo y montar casos de uso es la adopción, que va aparte y por jornadas.
¿Por qué una cuota y no un proyecto?
Porque las personas, los permisos y las herramientas cambian cada mes. Una carpeta ordenada hoy se desordena en medio año si nadie la mira, y cada herramienta nueva hay que apuntarla y revisarla antes de conectarla.
¿Necesito comprar licencias nuevas?
La de la herramienta de IA, en plan de empresa. Para marcar lo confidencial en Microsoft 365 basta con Business Premium; el complemento que pone las etiquetas solo es opcional. Lo vemos en la auditoría, antes de que compres nada.
¿Y si ya tenemos Copilot o Gemini funcionando?
Entonces lo urgente es lo que ya puede ver. Empezamos por los permisos y por lo confidencial, y lo demás se ordena con la herramienta en marcha.
¿Hace falta tener BeSafe?
BeSafe va primero porque la IA usa los permisos de cada persona: si las cuentas y los accesos no están en orden, BeReady prepara el dato sobre un suelo que se mueve. Si ya tenéis esa base con otro proveedor, lo comprobamos en la auditoría.
La IA ve lo que ve cada persona. ¿Sabes qué ve?
El primer paso es la auditoría: dónde está vuestra documentación, quién puede abrir qué y qué herramientas de IA se usan ya, y con qué cuenta. Sales con la lista de lo que hay que ordenar antes de conectar nada.
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